Der Call-Manager verwaltet und verbindet die verschiedenen oben beschriebenen Teilnehmer und Leitungen miteinander. Die Kernaufgabe des Call-Managers besteht darin, für jeden anliegenden Anruf den richtigen Ziel-Teilnehmer zu ermitteln und eine passende Leitung zu diesem Teilnehmer auszuwählen. Um diese Aufgabe erfüllen zu können, verwendet der Call-Manager im Wesentlichen zwei Tabellenbereiche:
- Die Call-Routing-Tabelle
- Die Tabellen mit den lokalen Teilnehmern
Da der Call-Manager üblicherweise zwischen internen und externen Telefonnetzen mit unterschiedlichen Nummernbereichen vermittelt, muss der Call-Manager in einigen Fällen die gerufenen Nummern verändern, man spricht von der Rufnummernumsetzung.
Dabei wird das von Nebenstellen bekannte Verfahren mit internen Rufnummern verwendet, wobei Verbindungen zu nicht internen Teilnehmern mit einer vorangestellten '0' beginnen. Der Call-Manager verarbeitet Rufe von und zu allen angemeldeten Teilnehmern bzw. Leitungen.