Wenn Sie die PMS-Schnittstelle aktivieren und eine kostenlose oder kostenpflichtige Login-Seite einstellen, erscheinen auf der Public Spot-Portalseite neue Eingabefelder, über die sich der Gast mit seinem Nachnamen, seiner Zimmernummer und ggf. einer weiteren Sicherheitskennung authentisiert. Die Art dieser Kennung legen Sie über das Setup-Menü fest; möglich sind z. B. die Registrierungsnummer oder das An-/Abreisedatum des Gastes. Sofern Sie den Zugang zu Ihrem Hotspot als kostenpflichtig markiert haben, erscheint überdies ein Auswahlmenü, über welches der Gast das Zeitkontingent bzw. den Tarif auswählt, den er via Prepaid erwerben will (z. B. 1 min für 0,20 EUR oder 1 h für 1 EUR). Die dabei entstehenden Kosten bucht das im Hintergrund arbeitende PMS automatisch auf die Zimmerrechnung.
Bei jeder Anmeldung eines Hotelgastes am Public Spot führt das Gerät einen Abgleich der eingegebenen Registrierungsdaten mit den im PMS hinterlegten Registrierungsdaten durch. Erkennt das PMS in den übermittelten Daten eine gültige Übereinstimmung, meldet es diese Information an das Gerät zurück. Das Gerät legt daraufhin eine neue Sitzung für den Hotelgast an und trägt die dazugehörigen Daten die dazugehörige Accounting-Tabelle (WEBconfig: ) ein. In dieser Tabelle erfasst das Gerät – neben den Tarifen – sämtliche Hotelgäste, die sich über die PMS-Schnittstelle eingeloggt haben; ganz egal, ob sie dabei eine kostenlose oder kostenpflichtige Verbindung verwenden. Anschließend gibt das Gerät dem Benutzer den Zugang ins Internet frei.
Hat ein Benutzer für einen kostenpflichtigen Zugang ein Zeitkontingent erworben, kann er dieses verlängern, indem er im angemeldeten Zustand weitere Kontingente erwirbt. Meldet sich vor Ablauf seines Kontingents vom Public Spot ab, kann er seine Sitzung zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen, indem er auf der Login-Seite das entsprechende Feld auswählt. Das Gerät speichert seine Sitzung solange zwischen, bis diese ungültig wird; d. h. das Zeitkontingent aufgebraucht ist oder das PMS dem Gerät die Ausbuchung des Hotelgastes meldet. Bei einem erneuten Login und Abgleich mit dem PMS erkennt das Gerät das immer noch gültige Benutzerkonto und führt dieses fort, anstatt ein neues anzulegen.
Ändern sich zwischenzeitlich die Registrierungsinformationen (z. B. die Zimmernummer), bleibt eine bestehende Sitzung davon zunächst unbeeinflusst. Erst, wenn der Hotelgast seine aktuelle Sitzung beendet und sich erneut am Public Spot anmeldet, muss er sich mit seinen geänderten Zugangsdaten authentisieren. Eine Ausnahme bildet die Ausbuchung eines Gastes aus Ihrem PMS (Check-out): Hierbei beendet das Gerät eine bestehende Sitzung sofort.
Durch die Stationsüberwachung haben Sie die Möglichkeit, solche Benutzer nach einer festgelegten Leerlaufzeit automatisch auszuloggen. Dieses Feature ist standardmäßig ausgeschaltet. Für einen kostenpflichtigen Zugang sollten Sie es jedoch unbedingt aktivieren. Andernfalls erfolgt der automatische, geräteinterne Logout erst nach ablaufen des Benutzerkontos, d. h wenn das eingekaufte Zeitkontingent vollständig aufgebraucht ist.
